四川省农民专业合作社档案管理办法

第一章  总  则

　　第一条  为加强全省农民专业合作社(以下简称合作社)档案管理，维护档案完整和安全，促进合作社规范化建设，服务农业农村经济发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国农民专业合作社法》、《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》、《四川省<中华人民共和国农民专业合作社法>实施办法》等规定，制定本办法。

　　第二条  本办法所称合作社档案，是指合作社在社务活动、生产管理、经营管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条  本办法适用于全省范围内依照《农民专业合作社登记管理条例》在工商行政管理部门注册登记的农民专业合作社（含联合社，下同）。

　　第四条  合作社档案工作是合作社生产活动、经营管理和规范化管理的重要组成部分，也是推进现代农业发展、促进农民增收、维护成员权利的一项重要基础工作，各合作社应切实加强档案管理，并将规范建档作为合作社规范化建设的重要内容。

　　第五条  各级档案行政管理部门和各级农业主管部门应当加强对合作社档案工作的指导和服务。

第二章  文件材料的收集、整理和归档

　　第六条  合作社在筹备、成立、经营、管理及产权变动等活动中形成的具有保存价值的，特别是关系成员切身利益的各种契约、协议、合同等文件材料，应当归档保存。为便于操作，合作社文件材料可不划分保管期限，具体归档范围可参照《四川省农民专业合作社文件材料归档范围》（见附件）。

　　第七条  合作社归档文件材料：

　　（一）合作社在注册、登记、注销以及生产、销售、加工等经营管理过程中形成的文件材料；

　　（二）各相关部门印发的与本合作社直接有关的文件材料；

　　（三）合作社获得财政项目、财政资金补助补贴和政策性扶持，以及引进项目、参与合作项目和科研活动等形成的文件材料；

　　（四）合作社在生产、经营、管理工作中形成的其他文件材料。

　　第八条  归档的文件载体主要包括纸质文件、电子文件、光盘、磁带、照片、实物等。

　　第九条  归档时间：

　　（一）日常经营管理性文件材料一般在办理完毕后及时归档；

　　（二）合作社人员外出参加活动形成的文件材料在活动结束后及时归档；

　　（三）科研课题、基建项目等项目文件材料，在其项目鉴定、竣工验收后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；

　　（四）外购设备仪器文件材料，在设备开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；

　　（五） 会计文件材料在会计年度终了后由会计人员整理保管一年，并于次年三月底前移交归档；

　　（六）照片在活动结束后的一个月内，由拍摄者编写说明后一并归档；

　　（七）电子、声像和实物档案等其他门类和载体的文件材料，在活动结束或办理完毕后随时归档。

　　第十条  归档质量要求：

　　（一）归档的文件材料完整、准确、系统，字迹工整，载体和书写材料符合档案保管保护要求，不使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件；

　　（二）归档的文件材料应为原件，特殊情况可用复印件或抄件归档，文件材料归档后不得更改；

　　（三）电子文件应与相应的纸质文件材料一并归档；

　　（四）照片、声像、实物等非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

　　第十一条  合作社各种门类、载体的档案按相关要求进行分类、整理。

　　（一）文书档案按年度、形成文件时间顺序，以件为单位整理；

　　（二）会计档案按照《会计档案管理办法》，按年度以凭证、报表、账簿等形式分类整理；

　　（三）科技档案按科研档案、基建档案、设备仪器档案等类型分类整理；

　　（四）声像档案按照片、录音、录像等形式分类，依照时间先后跨年度顺序编号整理；

　　（五）奖杯、奖牌、印章等实物档案以件为单位，依照时间先后跨年度顺序编号整理。

第三章 档案的管理和利用

　　第十二条  有条件的合作社设立综合档案室，配置专用的档案库房、档案装具和必要的档案防护设施，对合作社档案实行集中统一管理，确保档案的完整、安全和有效利用。

   不具备条件的合作社，可设立档案专柜，或暂由所在社区（村）档案室代为保管。

　　第十三条  合作社应确定专人负责本社档案管理工作。

　　第十四条  合作社根据需要建立相应的档案管理制度，逐步实现规范化管理。合作社档案规范化管理是评选示范合作社的必备条件。

　　第十五条  合作社可根据发展需要，逐步采用现代技术，实现档案管理现代化。

　　第十六条  合作社档案管理人员通过各种方式和途径开发档案信息资源，为合作社发展提供及时、有效、便捷的档案利用服务。

　　第十六条  合作社应建立档案统计台账、档案查借阅登记簿等，对档案管理、使用情况进行及时、准确统计和登记。

   第十七条  合作社解散的，其档案由理事会成员妥善保管，也可由社区（村）档案室代管。合作社合并的，合并各方的档案由合并后的合作社统一保管。合作社分立后原合作社存续的，其档案由分立后的存续方统一保管；合作社分立后原合作社解散的，根据分立协议，档案由分立后的合作社分别保管，或由其中一方代管，或委托依法设立、管理规范的档案中介服务机构代管。

第四章 附  则

　　第十八条  本办法由四川省档案局负责解释。各市、州可根据本地实际情况制定具体实施细则。

　　第十九条  本办法自2016年3月1日起施行。